Mail Merge

Belajar Microsoft - Sebenernya saya juga seorang newbie tentang Mail Merge, tapi saya mau berbagi pengalaman dan pembelajaran kepada teman-teman...

Menurut saya Mail Merge adalah sebuah program data yang terkoneksi dengan sebuah database. Jika sudah terkoneksi dengan baik maka sebuah Mail merge bisa dimanfaatkan untuk mempermudahkan proses pengeprinan atau email data yang berulang tentu dengan isi database yang berbeda.

Sebenernya ilmu ini saya peroleh atas permintaan bos saya untuk membuatkan Program Mail Merge pada Ms. Word, untuk keperluan HRD dalam memberikan email ke ratusan karyawannya secara instan dengan "one click-Send".

Bagaimana itu bisa terjadi ?

Mail Merge solusinya.

Panduan Membuat Mail Merge :

• Buka Ms.Word
• Lalu buat file seperti berikut ini.

Setiap Mail Merge membutuhkan database, ok sekarang kita buat database terlebih dahulu di Ms. Excel.

• Buka Ms. Excel
• Lalu buat file seperti berikut ini.

Lalu save di "Libraries\Documents" dengan Nama "Uji coba Mail Merge" ( Sebenarnya seterah mau simpan dimana dan nama apa, tetapi ini hanya sebagai contoh saja )

• Close / Tutup Excel tersebut.
• Buka kembali Ms. Word yang sedang kita kerjakan. 
• Pada baris Menu diatas, klik "Mailings"
• Lalu pada "Start Mail Merge" pilih "Select Recipients" dan klik "Use Existing List".

• Lalu akan muncul windows sebagai berikut, yang akan menanyakan posisi database.

• Lalu pilh-lah posisi penyimpanan file Database Excel tadi di ( Libraries/Documents/Uji Coba Mail Merge.xlsx )
• Jika sudah akan muncul windows, sebagai berikut.

• Karena posisi database ada di Sheet1, maka pilih Sheet1 lalu klik Ok.
• Lalu posisikan kursor text ( di klik - hingga menjadi wilayah aktif untuk diketik ) tepat dibawah "Dear" dan pada Menu Mailings, pilih Insert Marge File lalu pilih "Nama", dan lakukan hal ini juga kepada "Di" dibawahnya dengan pilihan Insert Merge File pilih "Tempat". Hingga seperti berikut ini.

Sip, teman-teman sudah berhasil membuat Mail Merge, sekarang tahap terakhir adalah "Preview Result" & "Finish & Merge" yang terdapat pada Menu Mailing.

Preview Result adalah Melihat bentuk beberapa result database yang sudah kita buat.

"Finish & Merge" adalah tahap akhir dalam proses "Mail Merge" disini ada 3 Pilihan, yaitu :

1. Edit Individual Document adalah proses dimana database mail merge dipisahkan menjadi file biasa, seperti contoh diatas bila kita cetak all akan menjadikan 3 halaman karena mengandung 3 database.
2. Print Document adalah proses Print yang akan menghasilkan beberapa lembar seperti "Edit Individual Document" tetapi bersifat output pada printer.
3. Send Email Message adalah proses pengiriman email, tetapi menggunakan Ms. Outlook ( Maka proses ini akan bekerja sebagaimana mestinya. )

Misal kita ambil contoh Send Email Message, sesuai data yang sudah kita buat...

maka buatlah seperti berikut ini :

• Lalu klik ok, proses ini akan membawa kita ke Outlook, jika Outlook kita belum aktif maka sebaiknya diaktifkan dahulu, maka proses ini akan berjalan. Bagi yang mau check Mail Merge-nya masuk ke Outlook atau tidak bisa dibuka Ms. Outlook-nya.

Proses, outlook akan segera mengirimkan email kepada 3 alamat email pada database tersebut. ^_^ Good Luck...! ( Andy Ajhis R )